Het is weer zover. Het einde van het schooljaar komt in zicht en daarmee ook het begin van het nieuwe schooljaar. Een mooi moment om het basisrooster 2024/2025 startklaar in gereedheid te brengen. Maar hoe maak je nou een goed basisrooster? Doorloop onderstaande stappen en je hebt een solide basisrooster in Zermelo.
Stap 1: Check de tevredenheid over het jaarrooster van afgelopen schooljaar.
De kans is groot dat je de gegevens van vorig jaar overneemt in je nieuwe basisrooster. Dit is op zich prima, MAAR… zorg ervoor dat fouten van het afgelopen jaar verwijderd zijn en dat je nieuwe gegevens handmatig of via koppeling toevoegt. Dubbel check ook of dit goed is doorgevoerd.
Denk daarbij ook aan schoolstructuur, lesuren, afdelingen, lessentabel en groepen. Let voornamelijk op welke lesgroepen gekoppeld zijn en of dit nog up to date is.
Stap 2: Zorg dat je de roosterwensen en werkdagen van de docenten goed hebt staan.
Door het jaar heen verandert er veel. Docenten gaan en nieuwe docenten komen. Ook kan het zijn dat docenten wijzigingen willen aanbrengen in werkdagen of mogelijk nog andere wensen hebben. Kijk of dit overeenstemt met de regels die de school hanteert.
Let ook op het verschil parttime en fulltime. Docenten met meer uren, hebben minder recht op vrije dagen. Neem dit ook mee tijdens het opstellen van het rooster. Check daarbij of de roosterwensen kloppen met de beschikbaarheid van de docent.
Stap 3: Heeft de sectie al een verdeling gemaakt? Let dan op het volgende:
Indien de sectie al een verdeling gemaakt heeft, is het handig om deze alvast te bekijken. Let daarbij zowel op de lessenverdeling als docenten. Bij de lessenverdeling kan je per sectie zien hoe de klassen verdeeld zijn. Kijkend naar de docenten is het goed om te letten op de beschikbaarheid. Stel dat één docent alle eindexamenklassen lesgeeft en er ook sprake is van een mondeling examen, dan is dat naar alle waarschijnlijkheid niet haalbaar. Het is erg prettig om dit in een vroeg stadium te signaleren, zodat er vroegtijdig op gehandeld kan worden.
Filter je op klassen dan kun je inzien of de verdeling die gemaakt is, rooster technisch wel kan. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er van alle docenten die lesgeven aan 2 VMBO er slechts twee aanwezig zijn op woensdag. Hierdoor kan het een onmogelijke opgave worden om je aan de andere wensen van de schoolleiding te houden. Ook hier geldt; het is handig om te adviseren de verdeling of beschikbaarheid aan te passen.
Stap 4: Aan de slag in de desktop
Onze tip; ga de rijtjes af. Start bij de basisvoorwaarden van de leerlingen en/of docenten. Wees kritisch wanneer je de basisvoorwaarden overneemt van vorig jaar. Zeker als je meer tussenuren hebt dan wenselijk of wanneer de spreiding niet verliep zoals gehoopt.
Ga vervolgens verder met de onderwijskundige randvoorwaarden. Staan ze goed? Of het je dit jaar een uitzondering of variant nodig vanwege de wensen van docenten?
Gedaan? Doorloop dan de lokalen wizard. Hierdoor maakt hij sommige telgroepen automatisch aan. Het is handig om ook naar het voorgaande jaar te kijken. Een aantal tips voor de telgroepen zijn:
- Kijk of je uit de tekst/opmerking kan opmaken waarvoor hij is en waarom het is aangemaakt? Dit helpt jou bij de keus; behouden of verwijderen.
- Wanneer je besluit om de telgroep/lesverzameling niet langer te gebruiken, verwijder deze dan om vervuiling in het systeem te voorkomen.
- Maak je een (nieuwe) telgroep aan, vermeld dan waarom je dat doet. Zodat het ook voor collega’s die jouw taak (onverwachts een keer) overnemen helder is.
- Goed om te weten is; een telgroep is in te zetten om te tellen, maar je kunt er ook een masker van maken die in te zetten is bij de randvoorwaarden.
- Het kan verstandig zijn om sommige telgroepen als eerste in te roosteren, bijvoorbeeld om als eerste alle LO lessen en kunstvakken te roosteren (in verband met gebrek aan lokalen). Dit kan in Roosterplan+.
Stap 5: Stel je randvoorwaarden in.
Wanneer je bovenstaande doorlopen hebt, ga je verder met het aanmaken van de randvoorwaarden. Dit zal automatisch gaan, omdat je in de basis al wat zaken hebt vastgesteld. Ook hier kun je weer aanpassingen aanbrengen met je masker. Bijvoorbeeld geen muziek en kunst op dezelfde dag. Of maximaal één kunstvak op een dag.
Wil je meer weten over randvoorwaarden en vervolgstappen voor een gedegen Zermelo basisrooster? Houd dan ons blog in de gaten, we vertellen hier binnenkort meer over.
Graag met een van onze roostermakers samen aan de slag aan jou rooster? Neem dan contact met ons op!
