Een goede voorbereiding is al het halve werk voor een succesvol schooljaar.
Onze collega Laura geeft drie tips die je kunt toepassen om op een efficiënte manier het rooster voor het nieuwe schooljaar op te maken.
De start van het nieuwe schooljaar betekent voor roostermakers en planners een piek in de werkbelasting. Terwijl het huidige schooljaar nog niet afgerond is, moet er al gestart worden met de voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar. Dit dubbele werk vraagt om nauwkeurige planning en evaluatie. Ik geef je graag drie tips om de roosters voor het nieuwe schooljaar efficiënt op te stellen.
Roosters van het afgelopen jaar evalueren
Voor de start het nieuwe schooljaar, is het een goed moment om het afgelopen schooljaar te evalueren. Hoe vaak moesten er wijzigingen in het basisrooster worden doorgevoerd? Dit gaat niet alleen om ziekmeldingen, maar om structurele aanpassingen die gedaan moesten worden. Hierbij is het belangrijk om te achterhalen waarom deze wijzigingen nodig waren en of ze voorkomen hadden kunnen worden tijdens het maken van het rooster.
Te veel wijzigingen in het rooster veroorzaakt onrust, niet alleen bij studenten en docenten, maar ook binnen de onderwijslogistiek. Dit leidt vaak tot tijdelijke oplossingen in plaats van kwaliteitsoplossingen. Een goed gepland vak, toets of keuzedeel voorkomt veel problemen. Tijdige communicatie en planning met alle betrokken partijen zijn hierbij essentieel.
Houd de basisdata up-to-date!
Een ander belangrijk aspect is het up-to-date houden van de basisdata. Het verschilt per school hoe de rechten en of de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Hierbij is het dus belangrijk om alle personeelsgegevens nauwkeurig bij te houden. Zijn alle medewerkers nog in dienst? Kloppen de aanstellingen en verlofuren? Zijn de werkdagen juist ingevuld? Deze basisgegevens vormen de basis van een goed rooster. Klinkt logisch toch?! Maar helaas gaat het nog vaak gaat mis omdat werkprocessen en afspraken niet goed vastgelegd worden of door de dagelijkse drukte over het hoofd worden gezien. Door de basisdata op orde te hebben, neemt efficiëntie toe en werkdruk en stress af.
Goede communicatie is the key
Communicatie is de sleutel tot succes in onderwijslogistiek. Bij onderwijslogistiek zorg je voor een goede verbinding met verschillende afdelingen zoals leerlingenadministratie, facilitair, examenbureau, teamleiders en onderwijsteams, en zelfs de sectie/cluster directeur, is essentieel. Begrip en kennis van elkaars werkprocessen zorgen voor soepelere samenwerking en betere resultaten. Het gaat hier niet om elkaar vertellen hoe het werk gedaan moet worden, maar om begrip en kennis uit te wisselen. Zo krijg je niet alleen inzicht in waarom bepaalde dingen gedaan worden zoals ze worden gedaan, maar komt er ook bewustwording op processen. Regelmatig de vraag stellen “waarom doen we dit zo?” kan al leiden tot verbeterprocessen.
In mijn volgende blog zal ik tips delen over het gebruik van Xedule voor controles na het vullen van het nieuwe schooljaar.
Tot de volgende blog!
